Szeretnél feleannyi idő alatt, feleannyiért adminisztrálni? Fejfájást okoz a pénzügyi adminisztráció? Munkaerő-hiánnyal küzdesz? Ismered az adminisztrációs folyamatok automatizálásának lehetőségét?
A cikkben levezetem a folyamatok automatizálásának kihatásait vállalkozásodra. Szerintem meggyőző lesz.
Megmutatom, hogy miért éri meg automatizálnod a folyamatokat és milyen egyszerű lépésekkel kezdhetsz hozzá.
Tudtad? Az adminisztrátor is hiányszakma.
Ráadásul sokkal többe kerül annál, mint amit egy vállalkozás ki szeretne fizetni ezekre a munkákra.
A Profession.hu állásajánlatai között az adminisztrátori állások az élmezőnyben végeztek. A cikk elkészítésekor az aktív álláshirdetésük 14%-a (11.483 db-ból 1.628 db) adminisztrációs állás.
A pénzügyi adminisztráció területén fogom bemutatni, hogy mennyiszer kell adminisztrálunk egy számlát. Hidd el, automatizálva sokkal egyszerűbb – és költséghatékonyabb!
Nézzük a folyamatokat a cég értékesítési oldaláról:
I. Számlázás és kézbesítés
1. A számlázás folyamata szinte már automatizált a számlázó programoknak köszönhetően a kibocsátott számlák esetében.
Internetes megrendelés esetén a fizetési módtól függ, hogyan indul el a számlázási folyamat.
Utalásos számla kiállítása esetében a vevő vagy megkapja kézbe a kiállított számlát, vagy elektronikusan megküldésre kerül számára.
2. Általában bankkártyás vásárlási folyamatnál a sikeres tranzakció után kerül kiállításra a számla és automatikusan, e-mailben kerül kézbesítésre.
3. A bolti átvétel során pedig a helyszínen kerül kiállításra és átadásra a számla. Hasonlóan a kézi számlázások esetében is a helyszínen kerül a számla kiállításra és átadásra.
4. Az utánvétes számlázásnál többféle megoldás létezik. Az első esetében a szállítás napján kerül kiállításra a számla és ezt automatikusan e-mailben küldjük a vevőnek. A második esetben pedig a számlázás napján kerül kiállításra és az utánvételes csomaggal együtt megküldésre a vevőnek.
II. A vevői számlák kifizetésének és a pénzek beérkeztetésének nyilvántartása
1. A készpénzes vásárlások esetében az áru átvételekor vagy a szolgáltatás igénybevételekor megtörténik a számla, vagy nyugta kiállítása és a kifizetés.
A bankkártyás fizetéseknél automatikusan kerül beállításra a kifizetettségi státusz.
2. Az átutalásos számláknál az adminisztrátor állítja “fizetett” állapotra a napi banki értesítők alapján.
3. Az utánvételes értékesítések esetén pedig a futárszolgálat által kapott részletezők alapján történik a „fizetett” állapotra átállítás.
III. Anyag összekészítése a könyvelés felé
1. A kimenő számlák 2. példányának nyomtatása és rendezése.
2. A bankkártyás vásárlások tranzakciós listáján az egyes tételekhez tartozó számlaszámokat feltüntetjük, mert a részletes azonosító adatok hiánya miatt a bankszámláról nem lehet beazonosítani a kifizetéshez tartozó vevői számlaszámot. Ha ezt nem csináljuk meg, akkor biztos, hogy a könyvelésnél lesznek olyan tételek, amiknek nem találja a párját, így utólagos egyeztetés során kell majd azokat párosítani.
IV. Kimenő számlák rögzítése
A könyvelés a kimenő számlákat felviszi a rendszerébe, hogy meg tudja állapítani az általános forgalmi adó összegét, társasági adót és egyéb szükséges információkat a vállalkozásnak.
1. A könyvelői piacon még csak most kezd elterjedni a digitalizáció, így a piac több mint 80%-a még hagyományos módon kézi adat rögzítéssel dolgozza fel a kapott számlákat 2018.10.25.-én megtartott Könyvelés jövője konferenciánkon végzett felmérésünk szerint.
2. A piac kevesebb mint 20%-a már elektronikus módszerrel dolgozza fel a számlákat, azaz a számlázó programból kapott fájlt olvassa be a könyvelési rendszerbe.
V. A könyvelés a kimenő számlákat párosítja a banki kifizetésekkel
A könyvelő a kimenő utalásos, bankkártyás vásárlások és utánvételes számlákat kézzel párosítja össze a banki rendszerből nyert kiegyenlítések adataival. A számlázási rendszerben már egyszer automatikusan fizetettre állított számláit a könyvelők többsége még manuálisan párosítja össze a banki adatokkal. Már itt is megjelentek a digitális megoldások, ezeket pillanatnyilag a piac 5%-a használja. Ugyanígy, az átutalásos számlákat és az utánvétes számlákat is manuálisan párosítják össze, pedig itt is van megoldás az automatizált párosításra.
Ebben az esetben a bankból exportált fájlban foglalt adatokat olvassa be a rendszer és párosítja a könyvelésben szereplő adatokkal. Itt a párosítás eredményessége függ a vevők utalási fegyelemétől és módszertől.
Ha vevő a banki utalása során a közleményben pontosan feltünteti a számla, díjbekérő számát, esetleg egyéb azonosító adatait és a pontos összeget utalja, akkor az elektronikus kiegyenlítés megoldható és az emberi munkaerő a kiváltható.
Ha bankkártyás fizetés történik és a vevői adatok megegyeznek a bankszámla tulajdonosának az adataival, és a banki adatokban az ügyelet azonosítói megtalálhatóak, akkor az elektronikus kiegyenlítés megoldható és az emberi munkaerő kiváltható.
Ha az utánvétes kifizetések összegeit utaló fuvarozó cég által megküldött listából az adott ügylet az azonosító számok alapján pontosan beazonosítható, akkor az elektronikus kiegyenlítés megoldható és az emberi munkaerő kiváltható.
Amennyiben a banki adatokban:
- a számlán szereplő név és az utalást teljesítő adatai eltérnek,
- a díjbekérőre vagy számlára vonatkozó adatok rosszul szerepelnek,
- több számla összevont kiegyenlítése során rosszul kerültek megadásra a számlaszámra történő hivatkozások,
- a számlának csak a részösszegei kerülnek az utalás során kiegyenlítésre
- a fuvarozó cég által megküldött lista alapján a fizető vevő és a számla adatai nem azonosíthatóak be,
akkor csak kézi párosítással oldható meg a számla és a banki utalási adatok párosítása.
VI. Nyitott lista
A könyvelő nyitott vevői listát készít annak érdekében, hogy valóban jól kerültek-e fel a számlázási, banki és egyéb adatok a könyvelési rendszerbe. Így pontosan látható ki tartozik a vállalkozásnak, illetve az is, ha esetleg hiba csúszott az adminisztrációs és könyvelési folyamatainkba.
1. Ahhoz, hogy valóban valós, nyitott vevői listát tudjon küldeni a könyvelés a cég számára, több óra egyeztetés szükséges.
2. Ha a könyvelő automatizált banki feldolgozással dolgozik, ez az idő 70%-kal csökkenthető a tapasztalataink szerint. Kevesebb időt kell az adatok egyeztetésére fordítani és gyorsabban is készülnek el.
A fenti folyamat alapján dupla adatrögzítés történik: egyszer számlázáskor kerülnek rögzítésre az adatok a számlázó rendszerben, másodszor pedig a könyvelési rendszerben.
A második adatrögzítés automatizálható. Ha már rendelkezünk a kimenő számlákra vonatkozó elektronikus adat állománnyal, akkor onnantól kezdve minden további kézi adatrögzítés (és annak költségei) idő és pénzpazarlást jelent a vállalkozás számára.
Az adminisztrációra fordított idő csökkentése még a könyvelési díj megállapításánál is jelentős módosító tényező lehet.
Számos könyvelőiroda kérdezi meg egy árajánlat készítése előtt a kimenő számlák mennyiségét és azok technikai kibocsájtásának formáját. Azt, hogy az adatok elérhetőek-e Excelben vagy milyen elektronikus formában exportálhatóak-e a számlázási rendszerből?
Hidd el más árajánlatot fogsz kapni, ha azt mondod, csak nyomtatva állnak rendelkezésre a kimenő számlák, vagy ha azt mondod, hogy van exportálási lehetőség a számlázó rendszeredből.
A számla pénzügyi kiegyenlítése is duplán történik: egyszer a számlázási rendszerben, másodjára pedig a könyvelési rendszerben. Ha a könyvelés automatizálni tudja a banki kiegyenlítések feldolgozását, akkor sokkal gyorsabban kapunk vissza adatokat a cég kintlévőségeiről.
Most tekintsük meg a cég beszerzési folyamatát:
1. Bevételezés a raktárkezelő programba: A beszerzési számla adatait felvisszük és tételesen bevételezünk minden terméket a készlet nyilvántartási rendszerünkbe. Így pontosan meg tudjuk határozni mekkora a pillanatnyi árukészlet és információnk lesz arról, hogy melyik termékből kell még rendelnünk.
2. Kifizetés: A banki rendszerbe az utaláshoz szükséges adatokat rögzítjük a számláról, majd utaljuk a tételt.
3. A kifizetés dokumentálása a raktárkezelő/táblázatkezelő/egyéb programba: Az utalás után van mód a készletkezelési rendszerben a számlák kifizetésének adminisztrálására amennyiben a rendszer kezeli ezt az információt.
4. Iktatás: Előfordulhat az, hogy a bejövő számla esetében annak az adatait a cég először felviszi a bejövő és kimenő számlák iktatószám szerinti nyilvántartó könyvébe, a banki rendszerbe az utalások teljesítéséhez, a készletkezelési szoftverben (vállalatirányítási rendszerben, Excel táblában stb.), majd azt újból, immár akár negyedszer is rögzíti a könyvelő a saját könyvelési rendszerében.
A számlák és egyéb adatok rendezés utáni átadása megtörténhet a könyvelő felé.
- Hagyományosan papír alapon
- E-mailben PDF formátumban
- Felhőbe feltöltötten Drive-ra, Dropbox-ba stb.
5. A könyvelő rögzíti a beszerzési számlákat a könyvelő programba: A könyvelő általában csak a számla összesen értékét rögzíti, tételesen nem viszi fel a számlán szereplő termékre vonatkozó adatokat. Azért nem visz fel a termékre vonatkozó tétel adatokat, mert havi, negyedéves vagy esetleg éves szintű időszak végi leltár készlet értéket kér és az alapján kerül rögzítésre a megadott összeg a könyvelési programba.
A bejövő számlák esetében az abban szereplő végösszesen adatok felvitele hagyományos könyvelés esetén kézi adatrögzítéssel történik. A könyvelési folyamatban ez igényli a legnagyobb emberi munkaerő felhasználást és költséget.
A számlázó programok általánossá válása következtében az általuk kibocsájtott gépi számlák többsége esetében lehetőség nyílik egy karakter felismerő rendszeren keresztül történő számla feldolgozásra, mely a folyamatot gyorsíthatja. Ennek révén csökkenthető az élő munkaerő igénybevétele.
Már itt is megjelent azonban egy digitális megoldás, amelyben a készletkezelési rendszerből, vállalatirányítási rendszerből, Excel táblából stb. kinyert számla adatokat a kapott fájlból olvassa be a könyvelési rendszerbe.
6. A könyvelő a beszerzési számlákat párosítja a banki kifizetésekkel: Hagyományos könyvelés esetében a bankszámla kivonat adatai alapján kerül kézi adatrögzítéssel kiegyenlítésre a beszerzési számlák kifizetése.
Van már megoldás az automatizált párosításra is.
Ebben az esetben a bankból exportált fájl adatállományát olvassa be a rendszer és párosítja a könyvelésben szereplő adatokkal. Itt a párosítás eredményessége függ az utalási fegyelemtől és módszertől. Ha cég a banki utalása során a közleményben pontosan feltünteti a számla, díjbekérő számát, esetleg egyéb azonosító adatait és a pontos összeget utalja, akkor az elektronikus kiegyenlítés megoldható és az emberi munkaerő a kiváltható.
Amennyiben az utalásban a számlára vonatkozó adatok:
- rosszul szerepelnek,
- több számla összevont kiegyenlítése történik meg,
- a számlának csak a részösszegei kerülnek az utalás során kiegyenlítésre
akkor csak kézi párosítással oldható meg a számla és a banki utalási adatok párosítása.
A fenti folyamatoknál van olyan számla, aminek az adatai háromszor is rögzítésre kerülhetnek!
Adminisztrációs folyamatok optimalizálása
A rendszerek átvilágításával és átalakításával jelentősen csökkenthető az adminisztrációra fordítandó idő ráfordítás és ennek következtében jelentős költségmegtakarítás érhető el már rövid távon is.
Az adminisztrációs folyamatok időráfordításainak és költségeinek csökkentése érdekében olyan rendszereket érdemes használni, ami alkalmas az automatizálásra. Ennek érdekében:
1. Kérdezd meg a könyvelőd, milyen rendszerrel dolgozik, és milyen automatizálási lehetőséget biztosít számotokra?
2. Hogyan oldható meg az, hogy a könyvelő program a számlázó program adatait beolvassa?
3. Hogyan oldható meg az, hogy a bejövő számlák nyilvántartási rendszeréből (ami lehet egy Excel, vállalatirányítási rendszer stb.) a számla adatok beemelhetőek legyenek a könyvelési programba?
4. Megoldható-e az, hogy a könyvelői programhoz való hozzáférés biztosítása esetén az adatokat akár napi szinten te vidd fel a rendszerbe, és ezért cserében a havi szintű adatszolgáltatás helyett akár napi szintű adatokat tudjál lekérdezni a céged pénzügyi és adózási helyzetéről?
5. Nézd meg, milyen számlázási, készletkezelési, vállalatirányítási rendszert, Excel rendszert stb. használsz? Főleg azt vizsgáld meg, hogy a saját a rendszeredből milyen adatokat tudsz kinyerni. (Excel xls, csv, txt formátumban). Előfordulhat, hogy már olyan formátumban is tudsz adatot kinyerni, amilyen programmal a könyvelőd dolgozik és egyszerűen csak a fájlokat kell eljuttatnod a könyvelőhöz, hogy Ő ezt a rendszerébe beolvasva csökkenthesse az adatok feldolgozására fordított időt és emberi munkaerőt.
6. Nézd meg a banki rendszeredből milyen formátumban tudsz adatot exportálni! Van-e lehetőség könyvelői hozzáférés biztosítására, annak érdekében, hogy a könyvelő tudja letölteni a banki adatokat?
7. Ellenőrizd le, hogy a számlázó programod és a bank tud-e online kommunikálni? A bankba beérkezett pénzeket a kapcsolat alapján ki tudja-e automatikusan egyenlíteni a számlázó programba a rendszer? Esetleg a számlázó programban kiegyenlített a díjbekérő alapján ki tudja-e állítani a számlát az emberi beavatkozás nélkül?
8. A könyvelő programja lehetővé teszi-e azt, hogy a programból a banki utalások elindításra kerüljenek, és ezzel a banki adatrögzítés is elkerülhetővé váljon?
9. Vizsgálja meg a könyvelőd, hogy tud-e az általad generált (Excel xls, csv, txt formátumban) formátumokkal kompatibilis lenni a programja?
Nem titkolható el az, hogy a fentiek szerinti átvilágítás és rendszer átalakítás-kialakítás a kezdetben sok időt, figyelmet, esetleg anyagi ráfordítást is igényel tőled. A befektetett időd és a ráfordított pénz azonban már pár hónap alatt bőségesen megterül az adminisztrációs költségek csökkentése révén.
Eredmények
Az átvilágítás ás átalakítás eredményei a következők lesznek:
1. Jelentősen csökkenthető az adminisztrációra fordítandó idő és annak költsége.
2. Ezzel arányosan csökkenthető a hibázási lehetőség az elektronikus adat áramoltatás és feldolgozás miatt. Ennek eredménye az év végi, vagy időszaki hibás tételek rendezésére fordított egyeztetések ügyvezetői, cégvezetői személyes részvétel időtartamának jelentős csökkenése.
3. Lényegesen csökkenthető az adatok felvitelére és feldolgozására fordított idő a könyvelés során. Ennek eredményeként csökkenthető a könyvelési díj, vagy bővítheted ugyanazért az árért a könyvelő által nyújtott szolgáltatásokat, azok minőségét.
4. A pénzügyi és könyvelési adatok kinyerése gyorsabbá válik. A cég tevékenységére vonatkozó pénzügyi és könyvelési adatok havonta rendelkezésre állhatnak. Amennyiben a céges rendszerek lehetővé teszik a heti vagy akár a napi pénzügyi és számviteli adatok is elérhetővé válhatnak.
5. Az automatizáláshoz kapcsolódóan kialakított rendszerek átláthatóságot, kiszámíthatóságot és megbízhatóságot teremtenek a vállalkozás életében.
6. Jelentősen csökkenhet az emberi munkaerőtől való függőség.
Itt még több érdekességet olvashatsz az adminisztrációs folyamatok automatizálásának jelentőségéről: (https://www.profession.hu/blog/automatizalas-jelentosege/)
Szerzőről:
Kránicz Dániel
Vezető Könyvelő és rendszerfejlesztő
https://webshopokkonyveloje.hu – Magyarország első webáruházákra specializálódott könyvelő irodája!
A cikk eredetileg ezen az oldalon jelent meg.
